મિસ્ડ કૉલ એટલે લીડ: કૉલબૅકની એવી દિનચર્યા જે તમારી ટીમ ખરેખર પાળશે

લીડ તમારા સુધી પહોંચે તેની બધી રીતોમાં, મિસ્ડ કૉલમાં તેમની બાજુથી સૌથી વધુ પ્રયત્ન અને તમારી બાજુથી સૌથી ઓછો પ્રયત્ન હોય છે. ક્લિક માટે કોઈએ પૈસા ચૂકવ્યા નથી. કોઈએ ફોર્મ ભર્યું નથી. કોઈકે તમારો નંબર શોધ્યો — હોર્ડિંગ પર, ડિલિવરી વૅન પર, વિઝિટિંગ કાર્ડ પર, કોઈ લિસ્ટિંગમાં — અને ડાયલ કર્યો. પછી એજન્ટ બીજા કૉલ પર હતો, કે જમવા ગયો હતો, કે ફોન ડ્રૉઅરમાં હતો, અને કૉલ કૉલ લૉગમાં એક લાલ લાઇન બની ગયો જે બપોર સુધીમાં સ્ક્રોલ થઈને નજરથી દૂર થઈ જાય છે.

મોટાભાગની ટીમો સંમત થાય છે કે મિસ્ડ કૉલનો જવાબ પાછો કૉલ કરીને આપવો જોઈએ. બહુ ઓછી ટીમોએ નક્કી કર્યું છે કે કોણ પાછો કૉલ કરશે, ક્યાં સુધીમાં, કયા શબ્દોમાં, અને કૉલબૅકનો પણ જવાબ ન મળે તો શું થશે. આ લેખ એ દિનચર્યા રજૂ કરે છે, અને પછી LumaKol માં મિસ્ડ-કૉલ સેટિંગ કેવી રીતે કામ કરે છે તે વિગતવાર સમજાવે છે, જેથી તમે તેને ચાલુ કરવું કે નહીં તે નક્કી કરી શકો.

મિસ્ડ કૉલ શા માટે છૂટી જાય છે

ભાગ્યે જ આળસને કારણે. કામ જે રીતે ગોઠવાયેલું છે તેની તિરાડોમાંથી મિસ્ડ કૉલ સરકી જાય છે.

• તેમનો કોઈ માલિક નથી. મિસ્ડ કૉલ કોઈની કતારમાં નથી, તેથી કોઈની નજર અચાનક ન પડે ત્યાં સુધી તે કોઈનું કામ નથી.
• નંબરનું કોઈ નામ નથી. કૉલ લૉગમાંનો અજાણ્યો નંબર ખરીદનાર, સપ્લાયર, કુરિયર કે ખોટો નંબર હોઈ શકે, અને કૉલર વ્યસ્ત હોય ત્યારે “કંઈ પણ હોઈ શકે” એ સામે રહેલી નામવાળી લીડ સામે હારી જાય છે.
• તે એક જ ફોન પર રહે છે. જો એજન્ટ બીમાર હોય, રજા પર હોય કે કંપની છોડી ગયો હોય, તો મિસ્ડ કૉલ બીજા કોઈને દેખાતો નથી.
• કૉલબૅકનો કોઈ રેકોર્ડ નથી. કોઈ પાછો કૉલ કરે તો પણ, તેણે કર્યો, કનેક્ટ થયો કે નહીં, કે શું વાત થઈ તે કંઈ દેખાતું નથી — તેથી આગલી વ્યક્તિ ત્યાંથી આગળ વધી શકતી નથી.

આ દરેક સમસ્યા એક જ રીતે ઉકેલાય છે: મિસ્ડ કૉલ થતાંની સાથે જ તે માલિક અને નિયત સમય ધરાવતી લીડ બનવો જોઈએ.

મિસ્ડ-કૉલ સેટિંગ કેવી રીતે કામ કરે છે

LumaKol માં, માલિક કે એડમિન સેટિંગ્સ → કૉલિંગ નીતિ → “નવા નંબરના કૉલ” હેઠળ શું થાય તે પસંદ કરે છે. અહીં નવો નંબર એટલે એવો નંબર જે તમારા વર્કસ્પેસમાં પહેલેથી લીડ નથી. ત્રણ વિકલ્પો છે:

એક વાર ચાલુ કર્યા પછી, દરેક કૉલ પર આ થાય છે:

• તમારા એજન્ટ અને ટીમ લીડના Android ફોન પર ફક્ત કામનું SIM જ વંચાય છે. વ્યક્તિગત SIM ક્યારેય વંચાતું નથી, અને લીડ ન હોય એવા નંબરો પરના આઉટગોઇંગ કૉલ ક્યારેય મોકલાતા નથી. iPhone આ બિલકુલ કરી શકતા નથી, કારણ કે iOS ઍપને કૉલ ઇતિહાસ વાંચવા દેતું નથી.
• જો નંબર પહેલેથી કોઈ લીડનો હોય — તેના મુખ્ય નંબર તરીકે કે તેના બીજા નંબરોમાંના એક તરીકે — તો નવી લીડ બનતી નથી. તેના બદલે કૉલ એ લીડની ટાઇમલાઇનમાં ઉમેરાય છે.
• જો નંબર નવો હોય, તો “મિસ્ડ કૉલ” અને પછી નંબર નામ સાથે લીડ બને છે, સ્રોત મિસ્ડ કૉલ, માલિક એ એજન્ટ જેનો ફોન વાગ્યો હતો, અને કૉલબૅક અત્યારે બાકી — તેથી તે તરત જ તેમના ફૉલો-અપમાં આવી જાય છે.
• એજન્ટના ફોન પર “મિસ્ડ કૉલમાંથી નવી લીડ” સૂચના દેખાય છે. તેના પર ટૅપ કરવાથી લીડ ખૂલે છે, પાછો કૉલ કરવા તૈયાર. જો તમારું વર્કસ્પેસ એજન્ટથી ફોન નંબર છુપાવતું હોય, તો સૂચનામાં ફક્ત પાછો કૉલ કરવાનો સંકેત હોય છે, નંબર નહીં.
• એ જ નવા નંબરથી બીજો કૉલ બીજી લીડ બનાવતો નથી; તે પહેલેથી બનેલી લીડ સાથે જોડાય છે.
• એજન્ટને સ્પષ્ટ રીતે જણાવવામાં આવે છે. ઍપ, જ્યાં તે કૉલ-લૉગ ઍક્સેસ સમજાવે છે ત્યાં, એક સૂચના બતાવે છે કે વર્કસ્પેસ નવા નંબરોના કૉલને લીડમાં ફેરવે છે અને તેથી એ નંબરો અને કૉલના સમય LumaKol ને મોકલવામાં આવે છે.

સપ્લાયર અને ખોટા નંબરોને બહાર રાખવા

દરેક અજાણ્યો કૉલ કરનાર સંભવિત ગ્રાહક નથી હોતો. ટ્રાન્સપોર્ટર, મકાનમાલિક, ઇન્ટરવ્યૂ વિશે પૂછતો ઉમેદવાર અને એક અંક ખોટો ડાયલ કરનાર વ્યક્તિ — બધા જાહેર નંબર પર ફોન કરશે. મિસ્ડ કૉલમાંથી બનેલી લીડ પર, લીડ પાના પર — વેબ પર અને Android ઍપમાં — લીડ નથી બટન હોય છે. તે લીડ ડિલીટ કરે છે અને નંબર યાદ રાખે છે, જેથી તેના પછીના કૉલ ફરી ક્યારેય લીડ ન બને. એજન્ટ તેનો ઉપયોગ પોતાની લીડ્સ પર કરી શકે છે, કારણ કે આ કૉલ તેઓ જ લે છે. જો કોઈ નંબર ભૂલથી ચિહ્નિત થઈ જાય, તો માલિક કે એડમિન તેને સેટિંગ્સ → કૉલિંગ નીતિ હેઠળ “લીડ નથી” તરીકે ચિહ્નિત નંબરોની યાદીમાંથી દૂર કરી શકે છે, અને તેનો આગલો કૉલ સામાન્ય રીતે લીડ બનાવશે.

કોણ પાછો કૉલ કરે

ડિફૉલ્ટ — એ એજન્ટ જેનો ફોન વાગ્યો હતો — મોટાભાગે સાચો છે. કૉલ કરનારે એ નંબર ડાયલ કર્યો હતો, તેથી એ જ નંબરથી આવતો કૉલબૅક તેઓ ઓળખે છે, બીજો અજાણ્યો નહીં. એજન્ટ પાસે એવો સંદર્ભ પણ હોઈ શકે જે સિસ્ટમ પાસે નથી: તેમના વિસ્તારનું હોર્ડિંગ, તેમનો નંબર ધરાવતું લિસ્ટિંગ.

એ એજન્ટ ઉપલબ્ધ ન હોય ત્યારે ડિફૉલ્ટ નિષ્ફળ જાય છે. રજા પરની વ્યક્તિને આવેલો મિસ્ડ કૉલ એ કૉલબૅક બાકી હોય એવી લીડ છે જે કરવા કોઈ નથી. એ ખાલી જગ્યા ભરવાની બે રીતો:

• મેનેજર વેબ ઍપમાંથી લીડ ફરી સોંપે છે. હજી પોતાનું આપમેળે મળેલું નામ ધરાવતી લીડ્સ જોવા લીડ્સ યાદીમાં “મિસ્ડ કૉલ” શોધો, અને છૂટી ગયેલા કૉલબૅક શોધવા મુદત વીતેલા ફૉલો-અપ દ્વારા ફિલ્ટર કરો.
• ઑટોમેશન તમારા માટે આ કરે છે. ઑટોમેશન હેઠળ એવો નિયમ બનાવો જે તમે પસંદ કરેલા સમય સાથે “જ્યારે ફૉલો-અપની મુદત વીતી જાય” થી શરૂ થાય, સ્રોત મિસ્ડ કૉલ ધરાવતી લીડ્સ સુધી મર્યાદિત હોય, અને મેનેજરોને સૂચના આપે અથવા લીડ બીજા કોઈને સોંપે. “સમયસર કૉલ ન થાય” ટ્રિગરને બદલે મુદત વીતવાનું ટ્રિગર વાપરો: મિસ્ડ કૉલ પોતે લીડની ટાઇમલાઇન પર પહેલેથી હોય છે, તેથી લીડ ક્યારેય કૉલ ન થયેલી તરીકે ગણાતી નથી.

કેટલી ઝડપથી

જેણે તમને કૉલ કર્યો હતો તે ઘણી વાર બીજા નંબરો પણ અજમાવી રહ્યો હોય છે, અને જે પહેલાં પાછો કૉલ કરે તેને વાતચીતની સૌથી સારી તક મળે છે. સાંજે છ પછી અશક્ય બની જાય એવા એક આંકડાને બદલે, પરિસ્થિતિ પ્રમાણે એવા ટાર્ગેટ નક્કી કરો જે તમારી ટીમ ખરેખર જાળવી શકે.

છેલ્લી હરોળ મહત્ત્વની છે. રાત્રે નવ વાગ્યાનો મિસ્ડ કૉલ પણ કૉલબૅકને લાયક છે, પણ બીજા દિવસે સવારે, એજન્ટ પોતાની નિયમિત કતાર ખોલે તે પહેલાં — પછી નહીં.

શું કહેવું

મિસ્ડ-કૉલ કૉલબૅક આઉટબાઉન્ડ કૉલથી જુદો છે: શરૂઆત સામેની વ્યક્તિએ કરી હતી. પિચથી શરૂઆત ન કરો. તેમણે કૉલ કર્યો હતો એ હકીકતથી શરૂ કરો, અને તેમને કારણ કહેવા દો.

“નમસ્તે, હું [તમારી કંપની] ના સેલ્સ ડેસ્કમાંથી બોલું છું. થોડા સમય પહેલાં આ નંબરથી અમને મિસ્ડ કૉલ આવ્યો હતો અને મેં તમને પાછો કૉલ કરવાનું વિચાર્યું — હું તમારી શું મદદ કરી શકું?”

પછી, આ ક્રમમાં:

1. તેઓ કોણ છે તે જાણો. ખરીદનાર, હાલનો ગ્રાહક, સપ્લાયર કે ખોટો નંબર. ત્રીસ સેકન્ડમાં વાત નક્કી થઈ જાય છે.
2. જો તે સેલ્સ પૂછપરછ ન હોય, તો નમ્રતાથી વાત પૂરી કરો અને લીડ નથી દબાવો, જેથી નંબર આવતા અઠવાડિયે ફરી લીડ તરીકે પાછો ન આવે.
3. જો તે પૂછપરછ હોય, તો તેમનું નામ અને કૉલ કરવાનું કારણ મેળવો — જાહેરાત, લિસ્ટિંગ, મિત્રની ભલામણ. એ જ તમારો સાચો સ્રોત છે, અને “મિસ્ડ કૉલ” વત્તા નંબરવાળું લીડ નામ કોઈને કંઈ કહેતું નથી. પછીથી વેબ ઍપમાં લીડ પાના પરથી નામ સુધારો, અથવા મેનેજરને સુધારવા કહો.
4. સમય સાથેનું આગલું પગલું નક્કી કરો: આજે સાંજ સુધીમાં ક્વોટ, ગુરુવારે મુલાકાત, તેઓ ફ્રી હોય ત્યારે છ વાગ્યે કૉલબૅક.
5. કૉલ પૂરો થાય ત્યારે પરિણામ લૉગ કરો. પરિણામ અને તેના ફૉલો-અપનો સમય જ કૉલબૅકને એવી લીડમાં ફેરવે છે જેને બાકીની ટીમ આગળ લઈ જઈ શકે.

જ્યારે તમારા કૉલબૅકનો પણ જવાબ ન મળે

આવું ઘણી વાર થાય છે: ફ્રી હતા ત્યારે તેમણે તમને કૉલ કર્યો, અને હવે તેઓ વ્યસ્ત છે. એક પ્રયાસ પછી છોડી દેવાને બદલે, કૉલબૅકને બીજા કોઈપણ અનુત્તરિત કૉલની જેમ જ ગણો.

• જવાબ નહીં લૉગ કરો. LumaKol નાં ડિફૉલ્ટ પરિણામો સાથે તે આગલું ફૉલો-અપ ત્રણ કલાક પછીનું સેટ કરે છે; તમારા એડમિન તે બદલી શકે છે.
• તમારા સંદેશ ટેમ્પલેટમાંથી એક ટૂંકો WhatsApp મેસેજ મોકલો, જેથી તેમને ખબર પડે કે કોણે કૉલ કર્યો હતો અને ફ્રી થાય ત્યારે જવાબ આપી શકે.
• બાકીનું કૉલિંગ નીતિને સંભાળવા દો. દરેક અનુત્તરિત કૉલ પછી લીડ કતારમાં પાછી આવે તે પહેલાં તમે નક્કી કરેલો સમય રાહ જુએ છે, અને મહત્તમ પ્રયાસો પછી તેને કાયમ ડાયલ કરતા રહેવાને બદલે સમીક્ષા માટે ચિહ્નિત કરવામાં આવે છે.