Excel માંથી ગરબડ આયાત કર્યા વિના લીડ્સ કેવી રીતે આયાત કરવી

લગભગ દરેક કૉલિંગ ટીમ એક જ રીતે શરૂ થાય છે: એક શીટ. એક્સ્પોમાંથી ખરીદેલી યાદી, પોર્ટલનું એક્સપોર્ટ, ડેસ્ક પર જે હતું તેણે ટાઇપ કરેલા ત્રણ મહિનાના વૉક-ઇન. શીટ જ મૂડી છે, અને નવા CRM ને સૌથી પહેલું કામ તેને ગળી જવાનું સોંપાય છે.

આ એ ક્ષણ છે જ્યારે મોટાભાગના લીડ ડેટાબેઝ બગડે છે. પછીથી નહીં, જ્યારે લોકો તબક્કા અપડેટ કરવાનું બંધ કરે — પહેલા દિવસે, જ્યારે અસંગત ડેટાની ચાર હજાર પંક્તિઓ સ્વચ્છ સિસ્ટમમાં આવે છે અને તેની સ્વચ્છતા પોતાની સાથે લઈ જાય છે. છ અઠવાડિયાં પછી, કોઈને આંકડા પર વિશ્વાસ નથી, બે એજન્ટ એક જ વ્યક્તિને ફોન કરે છે, અને પ્રામાણિક તારણ હોય છે “CRM અમારા માટે કામ ન આવ્યું”.

આ એક કલાક વિશે સભાન રહેવું યોગ્ય છે. અહીં ખરેખર શું ખોટું થાય છે, અને ગરબડ વિના શીટ કેવી રીતે અંદર લાવવી તે છે.

ડેટાથી નહીં, શીર્ષકોથી શરૂઆત કરો

LumaKol તમારી ફાઇલની પહેલી પંક્તિને કૉલમ શીર્ષકો તરીકે વાંચે છે અને તેને પોતાનાં ફીલ્ડ સાથે આપમેળે મેળવે છે. “Mobile”, “Mobile Number”, “Phone”, “Contact No” બધાં તમારે કંઈ કર્યા વિના ફોન ફીલ્ડ શોધી લે છે. તેથી તમે વાપરી શકો તે સૌથી કીમતી મિનિટ પહેલી પંક્તિ પર છે: ખાતરી કરો કે દરેક કૉલમનું શીર્ષક છે અને શીર્ષક કહે છે કે કૉલમમાં શું છે.

પછી તમે સ્ક્રીન પર મેચિંગની પુષ્ટિ કરો છો, દરેક કૉલમની બાજુમાં તમારી પોતાની ફાઇલનાં નમૂના મૂલ્યો બતાવાય છે જેથી તમે જોઈ શકો કે તમે શેના માટે સંમતિ આપો છો. એક નિયમ ફરજિયાત છે: કોઈ એક કૉલમ મોબાઇલ નંબર હોવી જ જોઈએ. બાકી બધું વૈકલ્પિક છે.

મેળવવા માટે ઉપલબ્ધ ફીલ્ડ મોટાભાગના લોકોની અપેક્ષા કરતાં વધુ છે, જે મહત્ત્વનું છે કારણ કે તમે મેપ કરો તે દરેક ફીલ્ડ પછીથી તમને મળતું ફિલ્ટર છે:

• નામ, મોબાઇલ નંબર, વધારાનો મોબાઇલ નંબર, ઈમેલ, કંપની અને હોદ્દો.
• શહેર, રાજ્ય, દેશ, પિન કોડ, સરનામું — અને જો તમારા સ્રોતમાં હોય તો અક્ષાંશ/રેખાંશ.
• સ્રોત અને ઝુંબેશ, જે તમને ત્રણ મહિના પછી લીડ્સ ક્યાંથી આવી તેની સરખામણી કરવા દે છે.
• તબક્કો અને “સોંપાયેલ”, જેથી લીડનો માલિક કોણ છે તે પહેલેથી જાણતી શીટને હાથે ફરી ગોઠવવી ન પડે.
• આગામી ફૉલો-અપ, જેથી વચન આપેલા કૉલબૅક નવી સિસ્ટમમાં જતી વખતે ખોવાઈ જવાને બદલે ટકી રહે.
• બાહ્ય ID, એ ફીલ્ડ જે એ જ સ્રોતની બીજી આયાતને અથડાવાને બદલે મેળ ખવડાવે છે.

જે કૉલમ બંધબેસતી નથી તેનું શું કરવું

વાસ્તવિક શીટમાં એવી કૉલમ હોય છે જેના વિશે CRM એ ક્યારેય સાંભળ્યું નથી: બજેટ, પ્રોજેક્ટ, કોર્સ, પૉલિસી નંબર, કયું હોર્ડિંગ. દરેક માટે તમારી પાસે બે વિકલ્પ છે, અને ખોટો વિકલ્પ ચૂપચાપ મોંઘો પડે છે.

તમે કૉલમ છોડી શકો છો, અને તે માહિતી કાયમ માટે ગુમાવી શકો છો. અથવા તમે તેને કસ્ટમ ફીલ્ડમાં ફેરવી શકો છો, જેમાં તે દરેક લીડ પર સાચું ફીલ્ડ બને છે: લીડ પેજ પર દેખાય, એક્સપોર્ટમાં હોય, તમારા સંદેશ ટેમ્પલેટમાં ચલ તરીકે વાપરી શકાય. LumaKol તેને સીધું આયાત સ્ક્રીન પરથી બનાવવાની ઑફર કરે છે.

એજન્ટ કૉલ પર જે પણ વિશે પૂછે તેના માટે બીજો વિકલ્પ લો. છોડી દેવાયેલી સ્પ્રેડશીટ કૉલમમાં પડેલી બજેટ કૉલમ કોઈને મદદ કરતી નથી; ચલણ ફીલ્ડ તરીકે એ જ કૉલમ ટીમ લીડને આવતીકાલની યાદી કોને પહેલાં કૉલ કરવા જેવું છે તે મુજબ ગોઠવવા દે છે.

એક સાવચેતી: ફીલ્ડનો પ્રકાર માન્યતા નક્કી કરે છે અને તેની સામે મૂલ્યો સચવાઈ જાય પછી બદલી શકાતો નથી. પસંદ કરતાં પહેલાં એક ક્ષણ વિચારો. સંખ્યા કે ચલણ તરીકે “બજેટ” સાચી રીતે ગોઠવાશે અને સરવાળો થશે; ટેક્સ્ટ તરીકે “બજેટ” આખી જિંદગી 1, 10, 100, 2 તરીકે ગોઠવાશે. દસ પ્રકાર છે ટેક્સ્ટ, સંખ્યા, ચલણ, તારીખ, ડ્રૉપડાઉન, બહુ-પસંદગી, ચેકબૉક્સ, લિંક, ઈમેલ અને ફોન, અને દરેક માટે તમે એજન્ટો માટે સંકેત લાઇન લખી શકો છો — ફીલ્ડ નીચે એક વાક્ય જે તેમને બરાબર શું ભરવું તે કહે, જે ડેટાની ગુણવત્તાનું સૌથી સસ્તું નિયંત્રણ છે.

ફોન નંબર પર જ આયાત ખરેખર તૂટે છે

સ્પ્રેડશીટમાંનો ફોન નંબર ભાગ્યે જ ફોન નંબર હોય છે. તે આગળ એપોસ્ટ્રોફી સાથેની સ્ટ્રિંગ હોય છે, અથવા શૂન્ય ગુમાવેલો નંબર, અથવા નવ અંક, અથવા “9876543210 / 9876543211” ધરાવતો સેલ, અથવા Excel એ મદદરૂપ બનીને 9.87654E+09 તરીકે બતાવેલું મૂલ્ય.

આ બીજા કોઈ પણ પ્રકાર કરતાં કૉલિંગ CRM માં વધુ મહત્ત્વનું છે, કારણ કે ફોન નંબર ફક્ત ડેટા નથી — પ્રોડક્ટ જેને ડાયલ કરવા માટે અસ્તિત્વમાં છે તે જ છે, અને ડુપ્લિકેટ તેના આધારે જ મેળવાય છે. ખોટો નંબર એટલે એવી લીડ જેના પર ક્યારેય કામ થઈ શકે નહીં અને જેને ક્યારેય ડુપ્લિકેટ-મુક્ત કરી શકાય નહીં.

તેથી કંઈ પણ અપલોડ થાય તે પહેલાં, તપાસ ચલાવો. તે તમારા બ્રાઉઝરમાં દરેક પંક્તિ ચકાસે છે — આ તબક્કે કંઈ તમારા કમ્પ્યુટરમાંથી બહાર ગયું નથી — અને તમને ત્રણ આંકડા કહે છે: કેટલી પંક્તિઓ તૈયાર છે, કેટલી એ જ ફાઇલની બીજી પંક્તિની ડુપ્લિકેટ છે, અને કેટલીમાં સમસ્યા છે. દરેક સમસ્યાવાળી પંક્તિનું કારણ સાથે નામ અપાય છે:

ફક્ત પાસ થયેલી પંક્તિઓ અપલોડ થાય છે. ડેટાબેઝને સ્વચ્છ રાખતો ડિઝાઇનનો નિર્ણય આ જ છે: ખરાબ પંક્તિઓ પછીથી સુધારવાની અધૂરી લીડ્સ તરીકે આવતી નથી, તે તમારી શીટમાં રહે છે જ્યાં તમે તેને સુધારીને બીજા રાઉન્ડમાં ઉમેરી શકો.

વ્યવહારુ વર્કફ્લો છે: તપાસ ચલાવો, ફાઇલ સુધારો, ફરી ચલાવો. બે મિનિટ, બે વાર, એ જ આખી શિસ્ત છે.

ડુપ્લિકેટ કેવી રીતે નક્કી થાય છે — અને શા માટે ફોન નંબર

ડુપ્લિકેટ મોબાઇલ નંબર પરથી મેળવાય છે. નામ પરથી નહીં, ઈમેલ પરથી નહીં, સમાનતાના સ્કોર પરથી નહીં.

આ જાણીજોઈને સાંકડો નિયમ છે અને કૉલિંગ ટીમ માટે સાચો છે. નામ અવિશ્વસનીય હોય છે: એ જ વ્યક્તિ ત્રણ શીટમાં Rajesh Kumar, R. Kumar અને Rajesh K હોય છે, અને ખરેખર બે અલગ વ્યક્તિઓનું એક જ નામ હોય તે કોઈની અપેક્ષા કરતાં વધુ વાર બને છે. ઈમેલ ઘણી વાર ખૂટતા હોય છે. નંબર એ જ છે જે તમે ડાયલ કરો છો, તેથી નંબર જ ઓળખ છે — અને ભૂલની કિંમત નક્કર અને દેખીતી છે: બે એજન્ટ એક જ વ્યક્તિને કૉલ કરે તે લીડ ગુમાવવાનો અને બ્રાન્ડને શરમમાં મૂકવાનો સૌથી ઝડપી રસ્તો છે.

ડુપ્લિકેટ બે સ્તરે પકડાય છે. તમારી ફાઇલની અંદરનાં પુનરાવર્તનો અપલોડ પહેલાં તપાસ દ્વારા ચિહ્નિત થાય છે. LumaKol માં પહેલેથી રહેલા નંબરો આયાત દરમિયાન જ છોડી દેવાય છે, એટલે કે પહેલેથી લોડ કરેલી શીટ ફરી આયાત કરવી સલામત છે — તે જે નવું છે તે ઉમેરે છે અને જે નથી તેને અવગણે છે.

આ શું નથી પકડતું તે જાણી લો. બે અલગ SIM ધરાવતી એક જ વ્યક્તિ બે લીડ્સ છે, કારણ કે ડાયલર માટે તે ખરેખર બે નંબર છે. જો તમારા બિઝનેસ માટે તે મહત્ત્વનું હોય, તો બીજી પંક્તિ બનાવવાને બદલે બીજો નંબર વધારાનો મોબાઇલ નંબર ફીલ્ડમાં મેપ કરો.

આયાતની ક્ષણે જ નક્કી કરવું કે તેમને કોણ કૉલ કરશે

સોંપ્યા વગરની લીડ એટલે કૉલ ન થયેલી લીડ. આયાત તમને ત્રણ વિકલ્પો આપે છે અને “પછી” ને બદલે અહીં જ પસંદગી કરવી યોગ્ય છે, કારણ કે પછીનો અર્થ સામાન્ય રીતે ક્યારેય નહીં થાય છે:

• પછી નક્કી કરીશ — લીડ્સ સોંપ્યા વગરની રહે છે અને તમે લીડ્સ યાદીમાંથી તેને વહેંચો છો. જ્યારે મેનેજર પહેલાં યાદી વાંચવા માગે ત્યારે યોગ્ય; આદત તરીકે જોખમી.
• એક વ્યક્તિ — શીટની દરેક લીડ એક એજન્ટને જાય છે. કોઈ પ્રદેશની કે કોઈની માલિકીની ઝુંબેશની યાદી માટે યોગ્ય.
• સરખા ભાગે — તમે ટિક કરો તે લોકોમાં લીડ્સ એક પછી એક વહેંચાય છે, જેથી દરેકને સરખો ભાગ મળે. જ્યાં અનુકૂળતા કરતાં ન્યાયીપણું વધુ મહત્ત્વનું હોય તેવી બલ્ક યાદી માટે યોગ્ય.

અનેક ફાઇલના કિસ્સામાં એક બારીકી છે જે ચૂકી જવી સરળ છે: જો તમે એક સાથે ઘણી ફાઇલો ઉમેરો, અથવા ઘણી શીટવાળી વર્કબુક, તો દરેક ફાઇલ અને દરેક શીટ પોતાની અલગ યાદી બને છે. તમે એક જ બેઠકમાં દરેકને અલગ એજન્ટને સોંપી શકો છો. તેથી દરેક શહેર માટે એક ટૅબવાળી વર્કબુક સપાટ કરવાની સમસ્યા નથી — તમે જે રીતે સોંપવા માગો છો તે રીતે તે પહેલેથી ગોઠવાયેલી છે.

સ્રોત લેબલ તમારા ભવિષ્યના સ્વ માટે ભેટ છે

દરેક આયાત સ્રોત લેબલ માગે છે, અને તેની સાથે આવેલી દરેક લીડ પર તે બતાવાય છે. “પ્રોપર્ટી એક્સ્પો – સપ્ટેમ્બર” ટાઇપ કરવામાં ચાર સેકન્ડ લાગે છે.

ત્રણ મહિના પછી તમારી અને જવાબ ન આપી શકાય તેવા પ્રશ્ન વચ્ચે ઊભી એકમાત્ર વસ્તુ તે જ છે. કયા એક્સ્પોએ બિઝનેસ આપ્યો? ખરીદેલી યાદી પૈસાની કિંમતની હતી? વેબસાઇટ હોર્ડિંગ કરતાં વધુ સારું રૂપાંતરણ આપે છે? લેબલ વિના, દરેક લીડ “CRM” માંથી આવેલી છે અને કોઈ સ્રોતની બીજા સાથે ક્યારેય સરખામણી થઈ શકતી નથી. લેબલ સાથે, ફનલ રિપોર્ટ સીધો જવાબ આપે છે.

મહિનાનો સમાવેશ કરતું લેબલ વાપરો. “Facebook લીડ્સ” ત્રીજી વાર વાપરતાં જ નકામું બને છે; “Facebook – સપ્ટે. રહેણાંક” વર્ષો સુધી અર્થપૂર્ણ રહે છે.

રસીદ વાંચો

આયાત પૂરી થાય ત્યારે તમને ગણતરી મળે છે: આયાત થયેલી લીડ્સ, ડુપ્લિકેટ તરીકે કેટલી છોડી દેવાઈ, કેટલી નકારાઈ, કુલ કેટલી પંક્તિઓમાંથી. તે વાંચો. આંકડા સમજાવવા સરળ હોય તે છેલ્લી ક્ષણ આ જ છે.

4,000 પંક્તિઓની શીટ જેમાંથી 2,600 આયાત થાય તે તમને એ યાદી ક્યાંથી આવી તે વિશે કંઈક કહે છે, અને એક મહિના પછી ઝુંબેશ કેમ નબળી રહી તે વિચારવા કરતાં એ જ દિવસે જાણવું વધુ સારું છે. દરેક આયાત રિપોર્ટ → આયાત ઇતિહાસ માં પણ સચવાય છે, ફાઇલનું નામ, પંક્તિઓ, આયાત થયેલી, ડુપ્લિકેટ, અમાન્ય અને ક્યારે સાથે — તેથી “સપ્ટેમ્બરમાં આપણે બરાબર શું લોડ કર્યું?” પ્રશ્નનો જવાબ કોઈની યાદશક્તિ પર આધાર રાખતો નથી.

ટૂંકી પૂર્વ-તપાસ ચેકલિસ્ટ

1. શીટ ખોલો અને પહેલી પંક્તિ સુધારો જેથી દરેક કૉલમનું સાચું શીર્ષક હોય.
2. ફોન નંબર ટેક્સ્ટ કૉલમમાં મૂકો જેથી Excel આગળના શૂન્ય ખાઈ જવાનું અને લાંબા નંબરોને વૈજ્ઞાનિક સંકેતમાં ફેરવવાનું બંધ કરે.
3. બે નંબર ધરાવતા કોઈ પણ સેલને મોબાઇલ અને વધારાના મોબાઇલની કૉલમમાં વહેંચો.
4. અપલોડ કરતાં પહેલાં નક્કી કરો કે કઈ વધારાની કૉલમ કસ્ટમ ફીલ્ડ બનશે — અને તેના પ્રકાર કાળજીથી પસંદ કરો, કારણ કે પ્રકાર પછીથી બદલી શકાતા નથી.
5. જો તમે શરૂઆતથી યાદી બનાવતા હો તો નમૂના શીટ ડાઉનલોડ કરો; તે મેચિંગનું પગલું સંપૂર્ણ બચાવે છે.
6. તપાસ ચલાવો. તે જે બતાવે તે સુધારો. ફરી ચલાવો.
7. મહિના સાથેનું સ્રોત લેબલ લખો, અને સોંપણીનો નિયમ પાછળ ઠેલવાને બદલે પસંદ કરો.
8. અંતિમ ગણતરી વાંચો, અને મૂળ ફાઇલ ક્યાંક સાચવી રાખો. પાસ ન થયેલી પંક્તિઓની તમારી પાસે એ જ એકમાત્ર નકલ છે.