Excel मधून लीड इम्पोर्ट करताना गोंधळ इम्पोर्ट न करण्याची पद्धत

जवळजवळ प्रत्येक कॉलिंग टीमची सुरुवात एकाच प्रकारे होते: एक शीट. एक्स्पोमधून विकत घेतलेली यादी, पोर्टलवरून काढलेला एक्सपोर्ट, डेस्कवर जो होता त्याने टाइप केलेले तीन महिन्यांचे थेट आलेले ग्राहक. शीट हीच संपत्ती असते, आणि नवीन CRM ला सर्वात आधी तीच गिळायला सांगितले जाते.

याच क्षणी बहुतेक लीड डेटाबेस बिघडतात. नंतर, लोक टप्पे अपडेट करणे थांबवतात तेव्हा नव्हे — पहिल्याच दिवशी, जेव्हा विसंगत डेटाच्या चार हजार पंक्ती स्वच्छ सिस्टीममध्ये येतात आणि तिची स्वच्छता सोबत घेऊन जातात. सहा आठवड्यांनी, आकड्यांवर कोणाचाही विश्वास नसतो, दोन एजंट एकाच व्यक्तीला कॉल करत असतात, आणि प्रामाणिक निष्कर्ष असा निघतो की “CRM आमच्यासाठी चालला नाही”.

या एका तासाबद्दल जाणीवपूर्वक विचार करणे फायद्याचे आहे. प्रत्यक्षात काय चुकते, आणि गोंधळाशिवाय शीट कशी आत आणायची, ते असे.

डेटापासून नव्हे, शीर्षकांपासून सुरुवात करा

LumaKol तुमच्या फाइलची पहिली पंक्ती कॉलम शीर्षके म्हणून वाचते आणि ती आपोआप त्याच्या स्वतःच्या फील्डशी जुळवते. “Mobile”, “Mobile Number”, “Phone”, “Contact No” हे सर्व तुम्हाला काहीही न करता फोन फील्ड शोधतात. म्हणून तुम्ही खर्च करू शकता असे सर्वात मौल्यवान एक मिनिट पहिल्या पंक्तीवर आहे: प्रत्येक कॉलमला शीर्षक आहे आणि ते शीर्षक कॉलममध्ये काय आहे ते सांगते, याची खात्री करा.

मग तुम्ही स्क्रीनवर जुळवणी निश्चित करता, प्रत्येक कॉलमशेजारी तुमच्याच फाइलमधील नमुना मूल्ये दाखवलेली असतात म्हणजे तुम्ही कशाला मान्यता देत आहात ते दिसते. एकच नियम सक्तीचा आहे: एखादा कॉलम मोबाइल नंबर असलाच पाहिजे. बाकी सर्व ऐच्छिक आहे.

जुळवण्यासाठी उपलब्ध फील्ड बहुतेक लोकांच्या अपेक्षेपेक्षा जास्त आहेत, आणि हे महत्त्वाचे आहे कारण तुम्ही मॅप केलेले प्रत्येक फील्ड नंतर तुम्हाला मिळणारा फिल्टर असते:

• नाव, मोबाइल नंबर, अतिरिक्त मोबाइल नंबर, ईमेल, कंपनी आणि पद.
• शहर, राज्य, देश, पिन कोड, पत्ता — आणि तुमच्या स्रोतात असतील तर अक्षांश/रेखांश.
• स्रोत आणि मोहीम, ज्यांच्यामुळेच तीन महिन्यांनी लीड कुठून आल्या याची तुलना करता येते.
• टप्पा आणि “नियुक्त”, म्हणजे लीड कोणाची आहे हे आधीच माहीत असलेली शीट हाताने पुन्हा वर्गीकृत करावी लागत नाही.
• पुढील फॉलो-अप, म्हणजे वचन दिलेले कॉलबॅक नवीन सिस्टीममध्ये जाताना हरवत नाहीत, टिकून राहतात.
• बाह्य ID, जे फील्ड त्याच स्रोताचा दुसरा इम्पोर्ट टक्कर न होता जुळवून घेते.

न बसणाऱ्या कॉलमचे काय करायचे

खऱ्या शीटमध्ये असे कॉलम असतात ज्यांच्याबद्दल CRM ने कधी ऐकलेलेही नसते: बजेट, प्रोजेक्ट, कोर्स, पॉलिसी नंबर, कोणते होर्डिंग. प्रत्येकासाठी तुमच्याकडे दोन पर्याय असतात, आणि चुकीचा पर्याय गुपचूप महागात पडतो.

तुम्ही कॉलम वगळू शकता, आणि ती माहिती कायमची गमावू शकता. किंवा त्याचे कस्टम फील्ड बनवू शकता, आणि मग ते प्रत्येक लीडवर खरे फील्ड बनते: लीड पेजवर दिसणारे, एक्सपोर्टमध्ये असणारे, तुमच्या संदेश टेम्पलेटमध्ये व्हेरिएबल म्हणून वापरता येणारे. LumaKol ते थेट इम्पोर्ट स्क्रीनवरून तयार करण्याचा पर्याय देते.

एजंट कॉलवर ज्याबद्दल विचारेल अशा कोणत्याही गोष्टीसाठी दुसरा पर्याय निवडा. वगळलेल्या स्प्रेडशीट कॉलममध्ये पडलेला बजेट कॉलम कोणाच्याच उपयोगाचा नाही; तोच कॉलम चलन फील्ड म्हणून असेल तर टीम लीड उद्याची यादी आधी कोणाला कॉल करणे फायद्याचे आहे त्यानुसार लावू शकतो.

एक सावधगिरी: फील्डचा प्रकार पडताळणी ठरवतो आणि त्यात मूल्ये साठवली गेल्यावर तो बदलता येत नाही. निवडण्यापूर्वी क्षणभर विचार करा. संख्या किंवा चलन म्हणून “बजेट” योग्य प्रकारे लागेल आणि बेरीज होईल; मजकूर म्हणून “बजेट” आयुष्यभर 1, 10, 100, 2 असेच लागेल. दहा प्रकार आहेत: मजकूर, संख्या, चलन, तारीख, ड्रॉपडाउन, बहु-निवड, चेकबॉक्स, लिंक, ईमेल आणि फोन, आणि प्रत्येकासाठी तुम्ही एजंटसाठी सूचनेची ओळ लिहू शकता — फील्डखाली नेमके काय भरायचे ते सांगणारे एक वाक्य, जे डेटा-गुणवत्तेचे सर्वात स्वस्त नियंत्रण आहे.

इम्पोर्ट प्रत्यक्षात फोन नंबरवर तुटतात

स्प्रेडशीटमधील फोन नंबर क्वचितच फोन नंबर असतो. तो सुरुवातीला अपॉस्ट्रॉफी असलेली स्ट्रिंग असतो, किंवा शून्य हरवलेला नंबर, किंवा नऊ अंक, किंवा “9876543210 / 9876543211” असलेला सेल, किंवा Excel ने उपकार केल्यासारखे 9.87654E+09 असे दाखवलेले मूल्य.

हे इतर कोणत्याही प्रकारापेक्षा कॉलिंग CRM मध्ये जास्त महत्त्वाचे आहे, कारण फोन नंबर हा केवळ डेटा नाही — उत्पादन ज्याला डायल करण्यासाठीच अस्तित्वात आहे ती गोष्ट तो आहे, आणि डुप्लिकेट त्याच्याच आधारे जुळवले जातात. चुकीचा नंबर म्हणजे अशी लीड जिच्यावर कधीच काम होऊ शकत नाही आणि जिचे डुप्लिकेट कधीच काढता येत नाहीत.

म्हणून काहीही अपलोड होण्यापूर्वी तपासणी चालवा. ती प्रत्येक पंक्ती तुमच्या ब्राउझरमध्ये तपासते — या टप्प्यावर काहीही तुमच्या संगणकाबाहेर गेलेले नसते — आणि तुम्हाला तीन आकडे सांगते: किती पंक्ती तयार आहेत, किती त्याच फाइलमधील दुसऱ्या पंक्तीच्या डुप्लिकेट आहेत, आणि किती पंक्तींमध्ये समस्या आहेत. प्रत्येक समस्या असलेली पंक्ती कारणासह दाखवली जाते:

फक्त उत्तीर्ण पंक्ती अपलोड होतात. डेटाबेस स्वच्छ ठेवणारा डिझाइनचा निर्णय हाच आहे: खराब पंक्ती नंतर दुरुस्त करायच्या अर्धवट लीड म्हणून येत नाहीत, त्या तुमच्या शीटमध्येच राहतात जिथे तुम्ही त्या दुरुस्त करून दुसऱ्या फेरीत जोडू शकता.

व्यावहारिक वर्कफ्लो असा: तपासणी चालवा, फाइल दुरुस्त करा, पुन्हा चालवा. दोन मिनिटे, दोनदा, हीच संपूर्ण शिस्त आहे.

डुप्लिकेट कसे ठरवले जातात — आणि फोन नंबरच का

डुप्लिकेट मोबाइल नंबरवर जुळवले जातात. नावावर नाही, ईमेलवर नाही, साम्याच्या स्कोअरवर नाही.

हा जाणीवपूर्वक संकुचित ठेवलेला नियम आहे आणि कॉलिंग टीमसाठी तोच योग्य आहे. नावे विश्वासार्ह नसतात: तीन शीटमध्ये तीच व्यक्ती राजेश कुमार, आर. कुमार आणि राजेश के. असते, आणि दोन खरोखर वेगळ्या व्यक्तींचे नाव एकच असणे कोणाला वाटते त्यापेक्षा जास्त वेळा घडते. ईमेल अनेकदा नसतात. नंबर हीच तुम्ही डायल करता ती गोष्ट आहे, म्हणून नंबर हीच ओळख आहे — आणि यात चूक झाल्याची किंमत ठोस आणि दिसणारी असते: दोन एजंटनी एकाच व्यक्तीला कॉल करणे हा लीड गमावण्याचा आणि ब्रँडची नाचक्की करण्याचा सर्वात वेगवान मार्ग आहे.

डुप्लिकेट दोन पातळ्यांवर पकडले जातात. तुमच्या फाइलमधील पुनरावृत्ती अपलोडपूर्वी तपासणीत चिन्हांकित होते. LumaKol मध्ये आधीच असलेले नंबर इम्पोर्टदरम्यानच वगळले जातात, म्हणजे आधी लोड केलेली शीट पुन्हा इम्पोर्ट करणे सुरक्षित आहे — जे नवीन आहे ते जोडले जाते आणि जे नाही त्याकडे दुर्लक्ष केले जाते.

हे काय पकडत नाही ते लक्षात ठेवा. दोन वेगवेगळे SIM असलेली एकच व्यक्ती म्हणजे दोन लीड, कारण डायलरसाठी ते खरोखर दोन नंबर असतात. तुमच्या व्यवसायासाठी हे महत्त्वाचे असेल, तर दुसरी पंक्ती तयार करण्याऐवजी दुसरा नंबर अतिरिक्त मोबाइल नंबर फील्डमध्ये मॅप करा.

इम्पोर्टच्या क्षणीच त्यांना कोण कॉल करणार ते ठरवणे

अनियुक्त लीड म्हणजे कॉल न झालेली लीड. इम्पोर्ट तुम्हाला तीन पर्याय देते आणि “नंतर” ऐवजी इथेच निर्णय घेणे फायद्याचे आहे, कारण नंतर म्हणजे सहसा कधीच नाही:

• नंतर ठरवू — लीड अनियुक्त राहतात आणि तुम्ही त्या लीड यादीतून वाटता. मॅनेजरला आधी यादी वाचायची असेल तर योग्य; सवय म्हणून धोकादायक.
• एक व्यक्ती — शीटमधील प्रत्येक लीड एका एजंटकडे जाते. एखाद्याच्या मालकीच्या क्षेत्राची किंवा मोहिमेची यादी असेल तर योग्य.
• समान वाटप — तुम्ही टिक केलेल्या लोकांमध्ये लीड एकेक करून वाटल्या जातात, म्हणजे सर्वांना समान वाटा मिळतो. योग्यतेपेक्षा न्याय्यता जास्त महत्त्वाची असलेल्या मोठ्या यादीसाठी योग्य.

अनेक फाइल्सच्या बाबतीत एक बारकावा सहज सुटतो: तुम्ही एकाच वेळी अनेक फाइल्स, किंवा अनेक शीट्स असलेले वर्कबुक जोडले, तर प्रत्येक फाइल आणि प्रत्येक शीट स्वतंत्र यादी बनते. एकाच वेळी तुम्ही प्रत्येक यादी वेगळ्या एजंटला देऊ शकता. म्हणून प्रत्येक शहरासाठी एक टॅब असलेले वर्कबुक सपाट करायची समस्या नाही — ते तुम्हाला ज्या पद्धतीने नियुक्त करायचे आहे त्याच पद्धतीने आधीच मांडलेले आहे.

स्रोत लेबल ही तुमच्या भविष्यातील स्वतःसाठी भेट आहे

प्रत्येक इम्पोर्ट स्रोत लेबल विचारतो, आणि ते त्यासोबत आलेल्या प्रत्येक लीडवर दाखवले जाते. “प्रॉपर्टी एक्स्पो – सप्टेंबर” टाइप करायला चार सेकंद लागतात.

तीन महिन्यांनी, तुम्ही आणि उत्तर न देता येणारा प्रश्न यांच्यामध्ये तेच एकमेव उभे असते. कोणत्या एक्स्पोमधून व्यवसाय आला? विकत घेतलेली यादी पैशांच्या लायकीची होती का? वेबसाइट होर्डिंगपेक्षा चांगले रूपांतर करते का? लेबलशिवाय, प्रत्येक लीड “CRM मधून” आलेली असते आणि कोणत्याही स्रोताची दुसऱ्याशी कधीच तुलना करता येत नाही. लेबल असेल, तर फनेल रिपोर्ट थेट उत्तर देतो.

महिन्याचा समावेश असलेले लेबल वापरा. “Facebook लीड” तिसऱ्यांदा वापरल्यावर निरुपयोगी होते; “Facebook – सप्टेंबर निवासी” वर्षानुवर्षे अर्थपूर्ण राहते.

पावती वाचा

इम्पोर्ट पूर्ण झाल्यावर तुम्हाला आकडे मिळतात: किती पंक्तींपैकी किती लीड इम्पोर्ट झाल्या, किती डुप्लिकेट म्हणून वगळल्या, किती नाकारल्या. ते वाचा. आकडे सहज समजावून सांगता येतील असा हा शेवटचा क्षण असतो.

4,000 पंक्तींच्या शीटमधून 2,600 इम्पोर्ट होत असतील, तर ती यादी कुठून आली याबद्दल ती काहीतरी सांगत असते, आणि मोहीम अपेक्षेपेक्षा कमी का चालली याचा महिनाभराने विचार करण्यापेक्षा त्याच दिवशी कळलेले बरे. प्रत्येक इम्पोर्ट रिपोर्ट → इम्पोर्ट इतिहास मध्येही ठेवला जातो, फाइलचे नाव, पंक्ती, इम्पोर्ट झालेल्या, डुप्लिकेट, अवैध आणि कधी यांसह — त्यामुळे “सप्टेंबरमध्ये आपण नेमके काय लोड केले?” या प्रश्नाचे उत्तर कोणाच्याही आठवणीवर अवलंबून नसते.

पूर्वतपासणीची छोटी चेकलिस्ट

1. शीट उघडा आणि पहिली पंक्ती दुरुस्त करा म्हणजे प्रत्येक कॉलमला खरे शीर्षक असेल.
2. फोन नंबर मजकूर कॉलममध्ये ठेवा म्हणजे Excel सुरुवातीची शून्ये खाणे आणि लांब नंबर सायंटिफिक नोटेशनमध्ये बदलणे थांबवेल.
3. दोन नंबर असलेला कोणताही सेल मोबाइल आणि अतिरिक्त-मोबाइल कॉलममध्ये विभागा.
4. अपलोड करण्यापूर्वी कोणते अतिरिक्त कॉलम कस्टम फील्ड बनतील ते ठरवा — आणि त्यांचे प्रकार काळजीपूर्वक निवडा, कारण प्रकार नंतर बदलता येत नाहीत.
5. तुम्ही सुरुवातीपासून यादी तयार करत असाल तर नमुना शीट डाउनलोड करा; त्यामुळे जुळवण्याची पायरीच वाचते.
6. तपासणी चालवा. ती जे सांगते ते दुरुस्त करा. पुन्हा चालवा.
7. महिन्यासह स्रोत लेबल लिहा, आणि नियुक्तीचा निर्णय पुढे न ढकलता नियम निवडा.
8. अंतिम आकडे वाचा, आणि मूळ फाइल कुठेतरी जपून ठेवा. उत्तीर्ण न झालेल्या पंक्तींची तीच तुमची एकमेव प्रत आहे.