કોચિંગ સંસ્થાઓ અને કૉલેજો: સંરચિત ફૉલો-અપથી પૂછપરછના કૉલને પ્રવેશમાં ફેરવવા

કોચિંગ સંસ્થા, સ્કૂલ કે કૉલેજને આવતી દરેક પૂછપરછમાં બે લોકો હોય છે: એક વિદ્યાર્થી અને એક વાલી, સામાન્ય રીતે એ જ પખવાડિયામાં ત્રણ-ચાર વિકલ્પોની સરખામણી કરતા. જે કાઉન્સેલર પહેલો પાછો કૉલ કરે, વિદ્યાર્થીનો કોર્સ અને લક્ષ્ય પરીક્ષા યાદ રાખે, અને વચન આપેલા દિવસે ફૉલો-અપ કરે તે સામાન્ય રીતે પ્રવેશ મેળવે છે. રજિસ્ટર અને WhatsApp ગ્રુપથી કામ કરતો કાઉન્સેલર સામાન્ય રીતે નથી મેળવતો — પ્રયત્નની ખામીને કારણે નહીં, પણ રજિસ્ટર ઘંટડી વગાડતું નથી એટલે.

પ્રવેશની સીઝન એ યાદશક્તિની સમસ્યા સાથેની સંખ્યાની સમસ્યા છે

પીક અઠવાડિયાંમાં મધ્યમ કદની સંસ્થાને વૉક-ઇન, વેબસાઇટ ફોર્મ, લીડ જાહેરાતો, રેફરલ અને મિસ્ડ કૉલમાંથી સેંકડો પૂછપરછ મળી શકે છે. દરેકને પહેલો કૉલ, કોર્સની સમજૂતી, ફીની ચર્ચા, ઘણી વાર ડેમો ક્લાસ, અને બે-ત્રણ ફૉલો-અપની જરૂર હોય છે. ગણિત કહે છે કે કાઉન્સેલર આ બધું મગજમાં રાખી શકે નહીં; CRM નું કામ તેમના માટે તે યાદ રાખવાનું અને આગળ શું કરવું તે કહેવાનું છે.

કાઉન્સેલર જે રીતે વાત કરે છે તે રીતે પૂછપરછ નોંધો

ફીલ્ડ વાતચીતને અનુરૂપ હોવાં જોઈએ: કોર્સ કે પ્રોગ્રામ, ધોરણ કે વર્ષ, લક્ષ્ય પરીક્ષા, પસંદગીનો બૅચ સમય, અને નિર્ણય કોણ લે છે. બે સંપર્ક નંબર — વિદ્યાર્થી અને વાલી — એક જ લીડ પર હોવા જોઈએ, અને બંનેમાંથી કોઈને પણ થયેલા કૉલ તેની સામે લૉગ થવા જોઈએ. લીડના કોઈ પણ નંબરને કૉલ લૉગ સાથે મેળવતું કૉલિંગ CRM કાઉન્સેલરને કંઈ કર્યા વિના આ સંભાળી લે છે.

કાઉન્સેલિંગ કૉલ માટેનાં પરિણામો

ડિફૉલ્ટ ફૉલો-અપ સાથેનાં ટૂંકાં, ચોક્કસ પરિણામો દરેક કૉલને શેડ્યૂલ કરેલી આગળની ક્રિયામાં ફેરવે છે. કાઉન્સેલર એક ટૅપમાં તારીખની પુષ્ટિ કરે છે કે બદલે છે; હવે વચન સિસ્ટમમાં છે.

ડેમો ક્લાસ એ જ રૂપાંતરણની ઘટના છે

મોટાભાગની સંસ્થાઓ માટે, ડેમો કે કાઉન્સેલિંગ સત્રમાં હાજરી એ પ્રવેશની સૌથી સારી આગાહી છે. તેને પોતાના અલગ તબક્કા સાથેની એપોઇન્ટમેન્ટ તરીકે ગણો: આગલા દિવસે પુષ્ટિનો સંદેશ, સવારે રિમાઇન્ડર કૉલ, અને પછી હાજર રહ્યા કે ન આવ્યા નું પરિણામ. ન આવનારા સામાન્ય ઢગલામાં પાછા જવાને બદલે ફરી બુકિંગની લયમાં જાય છે — કાઉન્સેલર માટે WhatsApp પ્રૉમ્પ્ટ, પછી બે દિવસ પછી કૉલ કાર્ય, એવી ટૂંકી સિક્વન્સ કોઈને યાદ રાખ્યા વિના આ કરી દે છે. દરેક કાઉન્સેલર અને દરેક સ્રોત માટે ડેમો હાજરી દર ટ્રૅક કરો — તે કહે છે કે કઈ જાહેરાતો ગંભીર પરિવારો લાવે છે.

બે ચૅનલના ફૉલો-અપથી વાલીઓને માહિતગાર રાખો

વાલીઓ કામના કલાકો દરમિયાન ભાગ્યે જ અજાણ્યા નંબરનો જવાબ આપે છે. કામ કરતી પદ્ધતિ છે કૉલનો પ્રયાસ અને પછી કાઉન્સેલરનું નામ, કોર્સ, અને ચર્ચા થયેલી ફી કે બૅચની વિગતો સાથેનો WhatsApp સંદેશ — ટેમ્પલેટમાંથી એક ટૅપમાં મોકલાય અને પૂછપરછ પર લૉગ થાય. જ્યારે વાલી સાંજે પાછો કૉલ કરે, ત્યારે કૉલ લીડ સાથે મેળવાય છે, અને જે ફોન ઉપાડે તે ઇતિહાસ જુએ છે.

કાઉન્સેલિંગ ટીમ ચલાવવી

• દિવસની શરૂઆત બાકી ફૉલો-અપથી કરો, પછી તાજી પૂછપરછ, પછી બાકીની લાંબી યાદી.
• કોર્સ કે શાખા પ્રમાણે પૂછપરછ સોંપો જેથી એક જ કાઉન્સેલર આખો સમય પરિવારને સંભાળે.
• દર અઠવાડિયે દરેક કાઉન્સેલર માટે પહેલા કૉલ સુધીનો સમય અને બુક થયેલા ડેમો જુઓ — રિપોર્ટ → કોચિંગ પહેલું બતાવે છે, પરિણામો બીજું — અને એકવાર દેખાવા લાગે પછી બંને ઝડપથી સુધરે છે.
• દર અઠવાડિયે ડેમો બુક કરાવનારા શ્રેષ્ઠ બે-ત્રણ કૉલનાં રેકોર્ડિંગની સમીક્ષા કરો અને શેર કરો; આનાથી ઝડપી તાલીમ બીજી કોઈ નથી.
• અસ્પૃશ્ય પૂછપરછ આપમેળે ફરી સોંપો જેથી કોઈ રજા પર હતું એટલે કોઈ પરિવારે રાહ ન જોવી પડે: જો થોડા કલાકોમાં કોઈએ કૉલ ન કર્યો હોય તો ઑટોમેશન નિયમ નવી લીડ આગળના કાઉન્સેલરને આપી શકે છે.