குழப்பத்தை இறக்குமதி செய்யாமல் Excel-இலிருந்து லீடுகளை இறக்குமதி செய்வது எப்படி

கிட்டத்தட்ட ஒவ்வொரு அழைப்புக் குழுவும் ஒரே மாதிரித் தொடங்குகிறது: ஒரு ஷீட். கண்காட்சியில் வாங்கிய பட்டியல், ஒரு போர்ட்டலிலிருந்து ஏற்றுமதி, மேசையில் இருந்தவர் தட்டச்சு செய்த மூன்று மாத நேரடி வருகைகள். ஷீட்தான் சொத்து; புதிய CRM செய்யக் கேட்கப்படும் முதல் வேலை அதை உள்வாங்குவதுதான்.

பெரும்பாலான லீட் தரவுத்தளங்கள் கெட்டுப்போகும் தருணம் இதுதான். பிறகு, மக்கள் நிலைகளைப் புதுப்பிப்பதை நிறுத்தும்போது அல்ல — முதல் நாளிலேயே, சீரற்ற தரவு கொண்ட நாலாயிரம் வரிசைகள் சுத்தமான அமைப்புக்குள் வந்து அதன் சுத்தத்தையும் எடுத்துச் செல்லும்போது. ஆறு வாரம் கழித்து, யாரும் எண்களை நம்புவதில்லை, இரண்டு முகவர்கள் ஒரே நபரை அழைக்கிறார்கள், நேர்மையான முடிவு “CRM எங்களுக்கு வேலை செய்யவில்லை” என்பதாகிறது.

இந்த ஒரு மணி நேரத்தைக் கவனமாகச் செலவிடுவது பயனுள்ளது. உண்மையில் என்ன தவறாகப் போகிறது, குழப்பமில்லாமல் ஒரு ஷீட்டை உள்ளே கொண்டுவருவது எப்படி என்பது இதோ.

தரவிலிருந்து அல்ல, தலைப்புகளிலிருந்து தொடங்குங்கள்

LumaKol உங்கள் கோப்பின் முதல் வரிசையை நெடுவரிசைத் தலைப்புகளாகப் படித்து, தன் சொந்தப் புலங்களுடன் தானாகப் பொருத்துகிறது. “Mobile”, “Mobile Number”, “Phone”, “Contact No” ஆகிய அனைத்தும் நீங்கள் எதுவும் செய்யாமலேயே கைபேசி எண் புலத்தைக் கண்டுபிடிக்கின்றன. எனவே நீங்கள் செலவிடக்கூடிய மிக மதிப்புமிக்க ஒரு நிமிடம் முதல் வரிசையில்தான்: ஒவ்வொரு நெடுவரிசைக்கும் ஒரு தலைப்பு இருப்பதையும், அந்தத் தலைப்பு நெடுவரிசையில் என்ன உள்ளது என்று சொல்வதையும் உறுதிசெய்யுங்கள்.

பிறகு திரையில் பொருத்தத்தை உறுதிசெய்கிறீர்கள்; நீங்கள் எதற்கு ஒப்புக்கொள்கிறீர்கள் என்று பார்க்க, ஒவ்வொரு நெடுவரிசைக்கும் அருகில் உங்கள் சொந்தக் கோப்பிலிருந்து மாதிரி மதிப்புகள் காட்டப்படுகின்றன. ஒரு விதி கட்டாயம்: ஏதாவது ஒன்று கைபேசி எண்ணாக இருக்க வேண்டும். மற்ற அனைத்தும் விருப்பத்துக்குரியவை.

பொருத்தக்கூடிய புலங்கள் பெரும்பாலோர் எதிர்பார்ப்பதைவிட விரிவானவை; நீங்கள் பொருத்தும் ஒவ்வொன்றும் பின்னர் உங்களுக்குக் கிடைக்கும் வடிகட்டி என்பதால் இது முக்கியம்:

• பெயர், கைபேசி எண், கூடுதல் கைபேசி எண், மின்னஞ்சல், நிறுவனம், பதவி.
• நகரம், மாநிலம், நாடு, அஞ்சல் குறியீடு, முகவரி — உங்கள் மூலத்தில் இருந்தால் அட்சரேகை/தீர்க்கரேகையும்.
• மூலம், பிரச்சாரம் — மூன்று மாதம் கழித்து லீடுகள் எங்கிருந்து வந்தன என்று ஒப்பிட உதவுபவை இவைதான்.
• நிலை, “ஒப்படைக்கப்பட்டவர்” — லீடின் உரிமையாளர் யார் என்று ஏற்கனவே தெரிந்த ஷீட்டைக் கையால் மீண்டும் வரிசைப்படுத்த வேண்டியதில்லை.
• அடுத்த தொடர் அழைப்பு — வாக்களித்த மறு அழைப்புகள் புதிய அமைப்புக்குள் தொலையாமல், இடமாற்றத்தைத் தாண்டி நிலைக்கின்றன.
• வெளி அடையாள எண் — அதே மூலத்தின் இரண்டாவது இறக்குமதி மோதாமல் பொருந்தச் செய்யும் புலம்.

பொருந்தாத நெடுவரிசைகளை என்ன செய்வது

உண்மையான ஷீட்டுகளில் CRM கேள்விப்படாத நெடுவரிசைகள் இருக்கும்: பட்ஜெட், திட்டம், படிப்பு, பாலிசி எண், எந்த விளம்பரப் பலகை. ஒவ்வொன்றுக்கும் இரண்டு வழிகள் உள்ளன; தவறானது அமைதியாக அதிகச் செலவு வைக்கும்.

நெடுவரிசையைத் தவிர்த்து, அந்தத் தகவலை நிரந்தரமாக இழக்கலாம். அல்லது அதைத் தனிப்பயன் புலமாக மாற்றலாம்; அப்போது அது ஒவ்வொரு லீடிலும் உண்மையான புலமாகிறது: லீட் பக்கத்தில் தெரியும், ஏற்றுமதிகளில் இருக்கும், உங்கள் செய்தி வார்ப்புருக்களுக்குள் மாறியாகப் பயன்படுத்தலாம். இறக்குமதித் திரையிலிருந்தே அதை உருவாக்க LumaKol வழங்குகிறது.

அழைப்பில் முகவர் கேட்கக்கூடிய எதற்கும் இரண்டாவது வழியைத் தேர்ந்தெடுங்கள். தவிர்க்கப்பட்ட ஸ்ப்ரெட்ஷீட் நெடுவரிசையில் கிடக்கும் பட்ஜெட் யாருக்கும் உதவாது; அதே நெடுவரிசை நாணயப் புலமாக இருந்தால், நாளைய பட்டியலை யாரை முதலில் அழைப்பது பயனுள்ளது என்று குழுத் தலைவர் வரிசைப்படுத்தலாம்.

ஒரு எச்சரிக்கை: புல வகைதான் சரிபார்ப்பைத் தீர்மானிக்கிறது; அதற்கு எதிராக மதிப்புகள் சேமிக்கப்பட்டவுடன் அதை மாற்ற முடியாது. தேர்ந்தெடுப்பதற்கு முன் ஒரு விநாடி யோசியுங்கள். எண் அல்லது நாணயம் ஆக உள்ள “பட்ஜெட்” சரியாக வரிசைப்படும், கூட்டப்படும்; உரை ஆக உள்ள “பட்ஜெட்” தன் வாழ்நாள் முழுவதும் 1, 10, 100, 2 என்று வரிசைப்படும். பத்து வகைகள்: உரை, எண், நாணயம், தேதி, கீழிறங்கு பட்டியல், பல தேர்வு, தேர்வுப்பெட்டி, இணைப்பு, மின்னஞ்சல், தொலைபேசி; ஒவ்வொன்றுக்கும் முகவர்களுக்காக நீங்கள் எழுதக்கூடிய குறிப்பு வரி உண்டு — என்ன உள்ளிட வேண்டும் என்று சரியாகச் சொல்லும், புலத்தின் கீழ் உள்ள ஒரு வாக்கியம்; இதைவிட மலிவான தரவுத் தரக் கட்டுப்பாடு இல்லை.

இறக்குமதிகள் உண்மையில் உடைவது கைபேசி எண்களில்தான்

ஸ்ப்ரெட்ஷீட்டில் உள்ள கைபேசி எண் அரிதாகவே கைபேசி எண்ணாக இருக்கிறது. அது முன்னால் apostrophe உள்ள சரம், அல்லது பூஜ்யத்தை இழந்த எண், அல்லது ஒன்பது இலக்கங்கள், அல்லது “9876543210 / 9876543211” கொண்ட செல், அல்லது Excel உதவியாக 9.87654E+09 என்று காட்டிய மதிப்பு.

வேறு எந்த வகையையும்விட அழைப்பு CRM-இல் இது அதிகம் முக்கியம், ஏனெனில் கைபேசி எண் வெறும் தரவு அல்ல — தயாரிப்பு டயல் செய்வதற்காகவே இருக்கும் விஷயம் அது, நகல்கள் பொருத்தப்படும் திறவுகோலும் அதுதான். தவறான எண் என்பது ஒருபோதும் வேலை செய்ய முடியாத, ஒருபோதும் நகல் நீக்க முடியாத லீட்.

எனவே எதையும் பதிவேற்றுவதற்கு முன், சரிபார்ப்பை இயக்குங்கள். அது உங்கள் உலாவியிலேயே ஒவ்வொரு வரிசையையும் சரிபார்க்கிறது — இந்தக் கட்டத்தில் எதுவும் உங்கள் கணினியை விட்டு வெளியேறவில்லை — மூன்று எண்களைச் சொல்கிறது: எத்தனை வரிசைகள் தயார், எத்தனை அதே கோப்பிலுள்ள வேறொரு வரிசையின் நகல்கள், எத்தனையில் சிக்கல்கள் உள்ளன. சிக்கல் உள்ள ஒவ்வொரு வரிசையும் காரணத்துடன் குறிப்பிடப்படுகிறது:

தேறும் வரிசைகள் மட்டுமே பதிவேற்றப்படுகின்றன. தரவுத்தளத்தைச் சுத்தமாக வைக்கும் வடிவமைப்பு முடிவு இதுதான்: மோசமான வரிசைகள் பின்னர் சரிசெய்ய வேண்டிய அரை-லீடுகளாக வருவதில்லை; அவை உங்கள் ஷீட்டிலேயே இருக்கின்றன, அங்கே திருத்தி இரண்டாவது சுற்றில் சேர்க்கலாம்.

நடைமுறை வழிமுறை: சரிபார்ப்பை இயக்குங்கள், கோப்பைச் சரிசெய்யுங்கள், மீண்டும் இயக்குங்கள். இரண்டு நிமிடம், இரண்டு முறை — அதுதான் முழு ஒழுங்கும்.

நகல்கள் எப்படித் தீர்மானிக்கப்படுகின்றன — ஏன் அது கைபேசி எண்

நகல்கள் கைபேசி எண் மூலம் பொருத்தப்படுகின்றன. பெயர் மூலம் அல்ல, மின்னஞ்சல் மூலம் அல்ல, ஒற்றுமை மதிப்பெண் மூலம் அல்ல.

இது வேண்டுமென்றே குறுகிய விதி; அழைப்புக் குழுவுக்கு இதுவே சரியானது. பெயர்கள் நம்பகமற்றவை: ஒரே நபர் மூன்று ஷீட்டுகளில் Rajesh Kumar, R. Kumar, Rajesh K என்று இருக்கிறார்; உண்மையிலேயே வெவ்வேறான இருவர் யாரும் எதிர்பார்ப்பதைவிட அடிக்கடி ஒரே பெயரைக் கொண்டிருக்கிறார்கள். மின்னஞ்சல்கள் அடிக்கடி இருப்பதில்லை. நீங்கள் டயல் செய்வது எண்ணைத்தான், எனவே எண்தான் அடையாளம் — தவறினால் விலை தெளிவானது, கண்ணுக்குத் தெரிவது: இரண்டு முகவர்கள் ஒரே நபரை அழைப்பதுதான் லீடை இழக்கவும் பிராண்டைச் சங்கடப்படுத்தவும் மிக வேகமான வழி.

நகல்கள் இரண்டு நிலைகளில் பிடிக்கப்படுகின்றன. உங்கள் கோப்புக்குள் உள்ள மறுபதிவுகள் பதிவேற்றத்துக்கு முன் சரிபார்ப்பால் குறிக்கப்படுகின்றன. ஏற்கனவே LumaKol-இல் உள்ள எண்கள் இறக்குமதியின்போதே தவிர்க்கப்படுகின்றன; அதாவது ஏற்கனவே ஏற்றிய ஷீட்டை மீண்டும் இறக்குமதி செய்வது பாதுகாப்பானது — புதியதைச் சேர்த்து, இல்லாததைப் புறக்கணிக்கிறது.

இது எதைப் பிடிப்பதில்லை என்பதைக் கவனியுங்கள். இரண்டு வெவ்வேறு SIM-கள் கொண்ட ஒரே நபர் இரண்டு லீடுகள், ஏனெனில் டயலருக்கு அவை உண்மையிலேயே இரண்டு எண்கள். உங்கள் வணிகத்துக்கு அது முக்கியமென்றால், இரண்டாவது வரிசையை உருவாக்காமல் இரண்டாவது எண்ணைக் கூடுதல் கைபேசி எண் புலத்தில் பொருத்துங்கள்.

இறக்குமதியின் தருணத்திலேயே யார் அவர்களை அழைப்பது என்று முடிவுசெய்தல்

ஒப்படைக்கப்படாத லீட் அழைக்கப்படாத லீட். இறக்குமதி உங்களுக்கு மூன்று தேர்வுகளைத் தருகிறது; அதை “பிறகு” அல்லாமல் இங்கேயே செய்வது பயனுள்ளது, ஏனெனில் பிறகு என்பது பொதுவாக ஒருபோதும் இல்லை:

• பின்னர் முடிவு செய் — லீடுகள் ஒப்படைக்கப்படாமல் இருக்கின்றன; லீட் பட்டியலிலிருந்து நீங்கள் பகிர்ந்தளிக்கிறீர்கள். மேலாளர் முதலில் பட்டியலைப் படிக்க விரும்பும்போது நியாயமானது; பழக்கமானால் ஆபத்தானது.
• ஒரு நபர் — ஷீட்டிலுள்ள ஒவ்வொரு லீடும் ஒரு முகவருக்குப் போகிறது. ஒரு பகுதிக்கோ யாரோ ஒருவருக்குச் சொந்தமான பிரச்சாரத்துக்கோ உரிய பட்டியலுக்குச் சரியானது.
• சமமாகப் பிரி — நீங்கள் குறிக்கும் நபர்களுக்கு லீடுகள் ஒவ்வொன்றாக வழங்கப்படுகின்றன, எனவே அனைவருக்கும் சம பங்கு கிடைக்கிறது. பொருத்தத்தைவிட நியாயம் முக்கியமான மொத்தப் பட்டியலுக்குச் சரியானது.

பல கோப்புகள் உள்ள நிலையில் தவறவிட எளிதான ஒரு நுணுக்கம் உள்ளது: ஒரே நேரத்தில் பல கோப்புகளை, அல்லது பல ஷீட்டுகள் கொண்ட workbook-ஐச் சேர்த்தால், ஒவ்வொரு கோப்பும் ஒவ்வொரு ஷீட்டும் தனிப் பட்டியலாகிறது. ஒரே அமர்வில் ஒவ்வொன்றையும் வெவ்வேறு முகவருக்கு ஒப்படைக்கலாம். எனவே ஒவ்வொரு நகரத்துக்கும் ஒரு டேப் கொண்ட workbook தட்டையாக்க வேண்டிய பிரச்சினை அல்ல — நீங்கள் ஒப்படைக்க விரும்பும் விதத்திலேயே அது ஏற்கனவே ஒழுங்கமைக்கப்பட்டுள்ளது.

மூல அடையாளம் உங்கள் எதிர்கால சுயத்துக்கான பரிசு

ஒவ்வொரு இறக்குமதியும் மூல அடையாளத்தைக் கேட்கிறது; அதனுடன் வந்த ஒவ்வொரு லீடிலும் அது காட்டப்படுகிறது. “சொத்துக் கண்காட்சி – செப்டம்பர்” என்று தட்டச்சு செய்ய நான்கு விநாடிகள் ஆகும்.

மூன்று மாதம் கழித்து, பதிலளிக்க முடியாத கேள்விக்கும் உங்களுக்கும் இடையே நிற்கும் ஒரே விஷயம் அதுதான். எந்தக் கண்காட்சி வணிகத்தைத் தந்தது? வாங்கிய பட்டியல் பணத்துக்குத் தகுதியானதா? விளம்பரப் பலகையைவிட இணையதளம் சிறப்பாக மாற்றுகிறதா? அடையாளம் இல்லாமல், ஒவ்வொரு லீடும் “CRM-இலிருந்து” வந்தது, எந்த மூலத்தையும் மற்றொன்றுடன் ஒப்பிட முடியாது. அடையாளத்துடன், ஃபனல் அறிக்கை நேரடியாகப் பதிலளிக்கிறது.

மாதத்தை உள்ளடக்கிய அடையாளத்தைப் பயன்படுத்துங்கள். “Facebook லீடுகள்” மூன்றாவது முறை பயன்படுத்தும்போது பயனற்றதாகிறது; “Facebook – செப் குடியிருப்பு” பல ஆண்டுகள் பொருள் தருகிறது.

ரசீதைப் படியுங்கள்

இறக்குமதி முடிந்ததும் ஒரு எண்ணிக்கை கிடைக்கிறது: இறக்குமதியான லீடுகள், நகல்களாகத் தவிர்க்கப்பட்டவை எத்தனை, நிராகரிக்கப்பட்டவை எத்தனை, மொத்தம் எத்தனை வரிசைகளில். அதைப் படியுங்கள். எண்களை எளிதாக விளக்கக்கூடிய கடைசித் தருணம் அதுதான்.

2,600 மட்டுமே இறக்குமதியாகும் 4,000 வரிசை ஷீட், அந்தப் பட்டியல் எங்கிருந்து வந்தது என்பது பற்றி ஏதோ சொல்கிறது; பிரச்சாரம் ஏன் சரியாகச் செயல்படவில்லை என்று ஒரு மாதம் கழித்து யோசிப்பதைவிட அன்றே தெரிந்துகொள்வது நல்லது. ஒவ்வொரு இறக்குமதியும் அறிக்கைகள் → இறக்குமதி வரலாறு என்பதில் கோப்புப் பெயர், வரிசைகள், இறக்குமதியானவை, நகல்கள், செல்லாதவை, எப்போது ஆகியவற்றுடன் வைக்கப்படுகிறது — எனவே “செப்டம்பரில் நாம் சரியாக என்ன ஏற்றினோம்?” என்ற கேள்விக்கு யாருடைய நினைவையும் சாராத பதில் உள்ளது.

சுருக்கமான முன்-சரிபார்ப்புப் பட்டியல்

1. ஷீட்டைத் திறந்து, ஒவ்வொரு நெடுவரிசைக்கும் உண்மையான தலைப்பு இருக்கும்படி முதல் வரிசையைச் சரிசெய்யுங்கள்.
2. Excel முன்னால் உள்ள பூஜ்யங்களை விழுங்குவதையும் நீண்ட எண்களை அறிவியல் குறியீடாக மாற்றுவதையும் நிறுத்த, கைபேசி எண்களை உரை நெடுவரிசையில் வையுங்கள்.
3. இரண்டு எண்கள் கொண்ட எந்தச் செல்லையும் கைபேசி மற்றும் கூடுதல் கைபேசி நெடுவரிசைகளாகப் பிரியுங்கள்.
4. பதிவேற்றுவதற்கு முன், எந்தக் கூடுதல் நெடுவரிசைகள் தனிப்பயன் புலங்களாகின்றன என்று முடிவுசெய்யுங்கள் — வகைகளைப் பின்னர் மாற்ற முடியாது என்பதால் கவனமாகத் தேர்ந்தெடுங்கள்.
5. புதிதாகப் பட்டியலை உருவாக்கினால் மாதிரித் தாளைப் பதிவிறக்குங்கள்; அது பொருத்தும் படியையே முழுவதுமாகச் சேமிக்கிறது.
6. சரிபார்ப்பை இயக்குங்கள். அது குறிப்பிடுவதைச் சரிசெய்யுங்கள். மீண்டும் இயக்குங்கள்.
7. மாதம் உள்ள மூல அடையாளத்தை எழுதுங்கள்; ஒப்படைப்பு விதியைத் தள்ளிப்போடாமல் தேர்ந்தெடுங்கள்.
8. இறுதி எண்ணிக்கையைப் படித்து, அசல் கோப்பை எங்காவது வைத்திருங்கள். தேறாத வரிசைகளின் ஒரே நகல் அதுதான்.