கோச்சிங் நிறுவனங்களும் கல்லூரிகளும்: கட்டமைக்கப்பட்ட தொடர் அழைப்புகளுடன் விசாரணை அழைப்புகளைச் சேர்க்கைகளாக மாற்றுதல்

கோச்சிங் நிறுவனம், பள்ளி அல்லது கல்லூரிக்கு வரும் ஒவ்வொரு விசாரணையும் இரண்டு நபர்கள்: ஒரு மாணவர், ஒரு பெற்றோர்; பொதுவாக அதே இரண்டு வாரங்களில் மூன்று நான்கு விருப்பங்களை ஒப்பிடுகிறார்கள். முதலில் திரும்ப அழைத்து, மாணவரின் படிப்பையும் இலக்குத் தேர்வையும் நினைவில் வைத்து, வாக்களித்த நாளில் தொடர்ந்து அழைக்கும் ஆலோசகர்தான் பொதுவாகச் சேர்க்கையைப் பெறுகிறார். பதிவேடு மற்றும் WhatsApp குழுவை வைத்து வேலை செய்யும் ஆலோசகர் பொதுவாகப் பெறுவதில்லை — முயற்சிக் குறைவால் அல்ல, பதிவேடு ஒலிப்பதில்லை என்பதால்.

சேர்க்கைப் பருவம் என்பது நினைவுப் பிரச்சினையுடன் கூடிய அளவுப் பிரச்சினை

உச்ச வாரங்களில் ஒரு நடுத்தர அளவிலான நிறுவனத்துக்கு நேரடி வருகைகள், இணையதளப் படிவங்கள், லீட் விளம்பரங்கள், பரிந்துரைகள், தவறிய அழைப்புகள் மூலம் நூற்றுக்கணக்கான விசாரணைகள் வரலாம். ஒவ்வொன்றுக்கும் முதல் அழைப்பு, படிப்பு விளக்கம், கட்டண விவாதம், பெரும்பாலும் ஒரு டெமோ வகுப்பு, இரண்டு மூன்று தொடர் அழைப்புகள் தேவை. ஒரு ஆலோசகரால் இதைத் தலையில் வைத்திருக்க முடியாது என்று கணக்கே சொல்கிறது; அதை அவருக்காக வைத்திருந்து, அடுத்து என்ன செய்ய வேண்டும் என்று சொல்வதுதான் CRM-இன் வேலை.

ஆலோசகர் பேசும் விதத்திலேயே விசாரணையைப் பதிவுசெய்யுங்கள்

புலங்கள் உரையாடலைப் பிரதிபலிக்க வேண்டும்: படிப்பு அல்லது திட்டம், வகுப்பு அல்லது ஆண்டு, இலக்குத் தேர்வு, விரும்பும் பேட்ச் நேரம், முடிவெடுப்பவர் யார். இரண்டு தொடர்பு எண்கள் — மாணவர் மற்றும் பெற்றோர் — ஒரே லீடில் இருக்க வேண்டும்; இரண்டில் எதற்கான அழைப்பும் அதன் கீழ் பதிவாக வேண்டும். லீடின் எந்த எண்ணையும் அழைப்புப் பதிவுடன் பொருத்தும் அழைப்பு CRM, ஆலோசகர் எதுவும் செய்யாமலேயே இதைக் கையாள்கிறது.

ஆலோசனை அழைப்புகளுக்கான முடிவுகள்

இயல்புநிலைத் தொடர் அழைப்புடன் கூடிய சுருக்கமான, குறிப்பான முடிவுகள் ஒவ்வொரு அழைப்பையும் திட்டமிடப்பட்ட அடுத்த செயலாக மாற்றுகின்றன. ஆலோசகர் ஒரே தட்டலில் தேதியை உறுதிசெய்கிறார் அல்லது மாற்றுகிறார்; வாக்குறுதி இப்போது அமைப்பில் உள்ளது.

டெமோ வகுப்புதான் மாற்றத் தருணம்

பெரும்பாலான நிறுவனங்களுக்கு, டெமோ அல்லது ஆலோசனை அமர்வில் கலந்துகொள்வதுதான் சேர்க்கையை முன்கணிக்கும் மிகச் சிறந்த அறிகுறி. அதைத் தனி நிலையுடன் கூடிய சந்திப்பாக நடத்துங்கள்: முந்தைய நாள் உறுதிப்படுத்தல் செய்தி, காலையில் நினைவூட்டல் அழைப்பு, பிறகு கலந்துகொண்டார் அல்லது வரவில்லை என்ற முடிவு. வராதவர்கள் பொதுக் குவியலுக்குத் திரும்பாமல் மறுமுன்பதிவு ஒழுங்குக்குள் போகிறார்கள் — ஆலோசகருக்கு ஒரு WhatsApp நினைவூட்டல், பிறகு இரண்டு நாட்கள் கழித்து ஒரு அழைப்புப் பணி என்ற சிறிய வரிசை, யாரும் நினைவில் வைக்காமலேயே இதைச் செய்கிறது. ஒவ்வொரு ஆலோசகருக்கும் ஒவ்வொரு மூலத்துக்கும் டெமோ வருகை விகிதத்தைக் கண்காணியுங்கள் — எந்த விளம்பரங்கள் தீவிரமான குடும்பங்களைக் கொண்டுவருகின்றன என்பதை அது சொல்கிறது.

இரு-வழித் தொடர்தல் மூலம் பெற்றோருக்குத் தகவல் தெரிவியுங்கள்

பெற்றோர் வேலை நேரத்தில் தெரியாத எண்களுக்கு அரிதாகவே பதிலளிக்கிறார்கள். பலனளிக்கும் முறை: ஒரு அழைப்பு முயற்சி, அதைத் தொடர்ந்து ஆலோசகரின் பெயர், படிப்பு, விவாதித்த கட்டணம் அல்லது பேட்ச் விவரங்களுடன் ஒரு WhatsApp செய்தி — வார்ப்புருவிலிருந்து ஒரே தட்டலில் அனுப்பப்பட்டு விசாரணையில் பதிவாகிறது. பெற்றோர் மாலையில் திரும்ப அழைக்கும்போது, அழைப்பு லீடுடன் பொருத்தப்படுகிறது; யார் எடுத்தாலும் வரலாற்றைப் பார்க்கிறார்கள்.

ஆலோசனைக் குழுவை நடத்துதல்

• நாளைக் கெடு வந்த தொடர் அழைப்புகளிலிருந்து தொடங்குங்கள், பிறகு புதிய விசாரணைகள், பிறகு மீதமுள்ள நீண்ட பட்டியல்.
• ஒரே ஆலோசகர் ஒரு குடும்பத்தை முழுவதும் கையாளும்படி, படிப்பு அல்லது கிளை வாரியாக விசாரணைகளை ஒப்படையுங்கள்.
• ஒவ்வொரு வாரமும் ஒவ்வொரு ஆலோசகரின் முதல் அழைப்புக்கான நேரத்தையும் முன்பதிவான டெமோக்களையும் பாருங்கள் — முதலாவதை அறிக்கைகள் → பயிற்சி காட்டுகிறது, இரண்டாவதை முடிவுகள் — இவை தெரியத் தொடங்கியதும் இரண்டும் விரைவாக மேம்படுகின்றன.
• ஒவ்வொரு வாரமும் டெமோ முன்பதிவு செய்த சிறந்த இரண்டு மூன்று அழைப்புகளின் பதிவுகளை மதிப்பாய்வு செய்து பகிருங்கள்; இதைவிட வேகமான பயிற்சி இல்லை.
• யாரோ விடுப்பில் இருந்ததற்காக எந்தக் குடும்பமும் காத்திருக்காதபடி, தொடப்படாத விசாரணைகளைத் தானாக மறு ஒப்படைப்பு செய்யுங்கள்: சில மணி நேரத்துக்குள் யாரும் அழைக்காவிட்டால் ஒரு தானியக்க விதி புதிய லீடை அடுத்த ஆலோசகருக்கு மாற்றலாம்.