കോച്ചിംഗ് സ്ഥാപനങ്ങളും കോളേജുകളും: ചിട്ടയായ ഫോളോ-അപ്പുകളിലൂടെ അന്വേഷണ കോളുകളെ അഡ്മിഷനുകളാക്കി മാറ്റാം

ഒരു കോച്ചിംഗ് സ്ഥാപനത്തിലേക്കോ സ്കൂളിലേക്കോ കോളേജിലേക്കോ വരുന്ന ഓരോ അന്വേഷണത്തിനും പിന്നിൽ രണ്ടുപേരുണ്ട്: ഒരു വിദ്യാർത്ഥിയും ഒരു രക്ഷിതാവും, സാധാരണയായി ഒരേ രണ്ടാഴ്ചയ്ക്കുള്ളിൽ മൂന്നോ നാലോ ഓപ്ഷനുകൾ താരതമ്യം ചെയ്യുന്നവർ. ആദ്യം തിരിച്ചുവിളിക്കുകയും, വിദ്യാർത്ഥിയുടെ കോഴ്സും ലക്ഷ്യമിടുന്ന പരീക്ഷയും ഓർക്കുകയും, വാഗ്ദാനം ചെയ്ത ദിവസം തന്നെ ഫോളോ-അപ്പ് ചെയ്യുകയും ചെയ്യുന്ന കൗൺസിലറാണ് സാധാരണയായി അഡ്മിഷൻ നേടുന്നത്. ഒരു രജിസ്റ്ററും WhatsApp ഗ്രൂപ്പും വെച്ച് പ്രവർത്തിക്കുന്ന കൗൺസിലർ സാധാരണയായി നേടാറില്ല — പരിശ്രമക്കുറവ് കൊണ്ടല്ല, രജിസ്റ്റർ ഓർമ്മിപ്പിക്കാൻ റിംഗ് ചെയ്യില്ല എന്നതുകൊണ്ടാണ്.

അഡ്മിഷൻ സീസൺ എണ്ണത്തിന്റെ പ്രശ്നവും ഓർമ്മയുടെ പ്രശ്നവുമാണ്

തിരക്കേറിയ ആഴ്ചകളിൽ ഒരു ഇടത്തരം സ്ഥാപനത്തിന് നേരിട്ടെത്തുന്നവർ, വെബ്സൈറ്റ് ഫോമുകൾ, ലീഡ് പരസ്യങ്ങൾ, റഫറലുകൾ, മിസ്ഡ് കോളുകൾ എന്നിവയിൽ നിന്ന് നൂറുകണക്കിന് അന്വേഷണങ്ങൾ ലഭിക്കാം. ഓരോന്നിനും ഒരു ആദ്യ കോൾ, കോഴ്സ് വിശദീകരണം, ഫീസ് ചർച്ച, പലപ്പോഴും ഒരു ഡെമോ ക്ലാസ്, രണ്ടോ മൂന്നോ ഫോളോ-അപ്പുകൾ എന്നിവ വേണം. ഒരു കൗൺസിലർക്ക് ഇതെല്ലാം തലയിൽ സൂക്ഷിക്കാനാവില്ലെന്ന് കണക്കുകൾ പറയുന്നു; അവർക്കുവേണ്ടി അത് സൂക്ഷിക്കുകയും അടുത്തതായി എന്ത് ചെയ്യണമെന്ന് പറഞ്ഞുകൊടുക്കുകയുമാണ് CRM-ന്റെ ജോലി.

കൗൺസിലർ സംസാരിക്കുന്ന രീതിയിൽ അന്വേഷണം രേഖപ്പെടുത്തുക

ഫീൽഡുകൾ സംഭാഷണത്തെ പ്രതിഫലിപ്പിക്കണം: കോഴ്സ് അല്ലെങ്കിൽ പ്രോഗ്രാം, ക്ലാസ് അല്ലെങ്കിൽ വർഷം, ലക്ഷ്യമിടുന്ന പരീക്ഷ, ഇഷ്ടപ്പെട്ട ബാച്ച് സമയം, തീരുമാനമെടുക്കുന്നത് ആര് എന്നിവ. രണ്ട് കോൺടാക്റ്റ് നമ്പറുകൾ — വിദ്യാർത്ഥിയുടെയും രക്ഷിതാവിന്റെയും — ഒരേ ലീഡിൽ തന്നെ വേണം, ഏതിലേക്കുള്ള കോളും അതിൽ ലോഗ് ചെയ്യപ്പെടണം. ലീഡിന്റെ ഏത് നമ്പറിനെയും കോൾ ലോഗുമായി പൊരുത്തപ്പെടുത്തുന്ന ഒരു കോളിംഗ് CRM കൗൺസിലർ ഒന്നും ചെയ്യാതെ തന്നെ ഇത് കൈകാര്യം ചെയ്യുന്നു.

കൗൺസിലിംഗ് കോളുകൾക്കുള്ള ഡിസ്പൊസിഷനുകൾ

ഡിഫോൾട്ട് ഫോളോ-അപ്പുള്ള ചെറുതും വ്യക്തവുമായ ഫലങ്ങൾ ഓരോ കോളിനെയും ഷെഡ്യൂൾ ചെയ്ത ഒരു അടുത്ത പ്രവൃത്തിയാക്കി മാറ്റുന്നു. കൗൺസിലർ ഒറ്റ ടാപ്പിൽ തീയതി സ്ഥിരീകരിക്കുകയോ മാറ്റുകയോ ചെയ്യുന്നു; വാഗ്ദാനം ഇപ്പോൾ സിസ്റ്റത്തിലുണ്ട്.

കൺവേർഷൻ നടക്കുന്നത് ഡെമോ ക്ലാസിലാണ്

മിക്ക സ്ഥാപനങ്ങൾക്കും, ഒരു ഡെമോയിലോ കൗൺസിലിംഗ് സെഷനിലോ ഉള്ള ഹാജരാണ് എൻറോൾമെന്റിന്റെ ഏറ്റവും മികച്ച സൂചന. അതിനെ സ്വന്തമായി ഒരു ഘട്ടമുള്ള അപ്പോയിന്റ്മെന്റായി കണക്കാക്കുക: തലേദിവസം സ്ഥിരീകരണ സന്ദേശം, രാവിലെ ഒരു ഓർമ്മപ്പെടുത്തൽ കോൾ, പിന്നീട് പങ്കെടുത്തു അല്ലെങ്കിൽ വന്നില്ല എന്ന ഫലം. വരാത്തവരെ പൊതു കൂമ്പാരത്തിലേക്ക് തിരികെ വിടാതെ ഒരു റീ-ബുക്കിംഗ് ക്രമത്തിലേക്ക് മാറ്റുക — കൗൺസിലർക്ക് ഒരു WhatsApp ഓർമ്മപ്പെടുത്തലും രണ്ട് ദിവസത്തിന് ശേഷം ഒരു കോൾ ടാസ്കുമുള്ള ഒരു ചെറിയ സീക്വൻസ് ആരും ഓർക്കാതെ തന്നെ ഇത് ചെയ്യുന്നു. ഓരോ കൗൺസിലറുടെയും ഓരോ സ്രോതസ്സിന്റെയും ഡെമോ ഹാജർ നിരക്ക് ട്രാക്ക് ചെയ്യുക — ഏതൊക്കെ പരസ്യങ്ങളാണ് ഗൗരവമുള്ള കുടുംബങ്ങളെ കൊണ്ടുവരുന്നതെന്ന് അത് പറഞ്ഞുതരും.

രണ്ട് ചാനൽ ഫോളോ-അപ്പിലൂടെ മാതാപിതാക്കളെ വിവരമറിയിക്കുക

ജോലി സമയത്ത് അപരിചിത നമ്പറുകൾക്ക് മാതാപിതാക്കൾ അപൂർവമായേ മറുപടി നൽകൂ. ഫലിക്കുന്ന രീതി ഒരു കോൾ ശ്രമവും അതിനുശേഷം കൗൺസിലറുടെ പേര്, കോഴ്സ്, ചർച്ച ചെയ്ത ഫീസ് അല്ലെങ്കിൽ ബാച്ച് വിവരങ്ങൾ എന്നിവയുള്ള ഒരു WhatsApp സന്ദേശവുമാണ് — ഒരു ടെംപ്ലേറ്റിൽ നിന്ന് ഒറ്റ ടാപ്പിൽ അയച്ച് അന്വേഷണത്തിൽ ലോഗ് ചെയ്യുന്നത്. രക്ഷിതാവ് വൈകുന്നേരം തിരിച്ചുവിളിക്കുമ്പോൾ, കോൾ ലീഡുമായി പൊരുത്തപ്പെടുന്നു, ആര് എടുത്താലും ചരിത്രം കാണാം.

ഒരു കൗൺസിലിംഗ് ടീമിനെ നയിക്കുമ്പോൾ

• സമയമായ ഫോളോ-അപ്പുകളിൽ നിന്ന് ദിവസം തുടങ്ങുക, പിന്നെ പുതിയ അന്വേഷണങ്ങൾ, പിന്നെ ബാക്കിയുള്ളവ.
• ഒരേ കൗൺസിലർ ഒരു കുടുംബത്തെ തുടക്കം മുതൽ ഒടുക്കം വരെ കൈകാര്യം ചെയ്യാൻ, കോഴ്സ് അല്ലെങ്കിൽ ബ്രാഞ്ച് അനുസരിച്ച് അന്വേഷണങ്ങൾ അസൈൻ ചെയ്യുക.
• ഓരോ ആഴ്ചയും ഓരോ കൗൺസിലറുടെയും ആദ്യ കോളിലേക്കുള്ള സമയവും ബുക്ക് ചെയ്ത ഡെമോകളും നോക്കുക — ആദ്യത്തേത് റിപ്പോർട്ടുകൾ → കോച്ചിംഗ് കാണിക്കുന്നു, രണ്ടാമത്തേത് ഫലങ്ങളും — ഇവ ദൃശ്യമായാൽ രണ്ടും വേഗത്തിൽ മെച്ചപ്പെടും.
• ഓരോ ആഴ്ചയും ഡെമോ ബുക്ക് ചെയ്ത ഏറ്റവും മികച്ച രണ്ടോ മൂന്നോ കോളുകളുടെ റെക്കോർഡിംഗുകൾ റിവ്യൂ ചെയ്ത് പങ്കിടുക; അതിനേക്കാൾ വേഗത്തിലുള്ള പരിശീലനമില്ല.
• ആരെങ്കിലും അവധിയിലായതിനാൽ ഒരു കുടുംബവും കാത്തിരിക്കാതിരിക്കാൻ, തൊടാത്ത അന്വേഷണങ്ങൾ ഓട്ടോമാറ്റിക്കായി വീണ്ടും അസൈൻ ചെയ്യുക: കുറച്ച് മണിക്കൂറിനുള്ളിൽ ആരും വിളിച്ചില്ലെങ്കിൽ ഒരു ഓട്ടോമേഷൻ നിയമത്തിന് പുതിയ ലീഡിനെ അടുത്ത കൗൺസിലർക്ക് കൈമാറാം.